Défendre la mémoire historique, patrimoniale, culturelle et identitaire de la Savoie par le droit international
Défendre la mémoire historique, patrimoniale, culturelle et identitaire de la Savoie par le droit international
Commission
Cette commission a vocation à organiser le fonctionnement interne du CJA-AISBL : gestion documentaire, conformité statutaire, coordination des organes et préservation de la mémoire institutionnelle de l’association.
La Commission Administrative du CJA-AISBL aura pour mission d’assurer le bon fonctionnement interne de l’association. Elle sera chargée de la gestion documentaire, du suivi des procédures, de la conformité statutaire, de la coordination entre les organes et de la préservation de la mémoire institutionnelle.
Elle veillera à la traçabilité de l’ensemble des actes, délibérations et documents produits, avec rigueur, transparence et efficacité au service de toutes les commissions.
La Commission Administrative aura pour rôle d’assurer la structuration et la bonne marche interne du CJA-AISBL. Elle organisera la gestion des documents, le suivi des procédures, la conformité aux statuts et au règlement intérieur, ainsi que la coordination entre les différents organes et commissions de l’association.
Elle veillera à ce que chaque acte, chaque délibération et chaque correspondance soit correctement enregistré, classé et accessible. Son rôle sera de garantir la transparence, la traçabilité et la continuité du fonctionnement institutionnel.
La Commission Administrative a une vocation organisationnelle et de coordination. Elle ne se substitue pas aux organes de décision de l’association.
La Commission Administrative s’organisera autour de sept piliers complémentaires : classer, vérifier, coordonner, formaliser, communiquer, planifier et transmettre. Ensemble, ils permettront au CJA-AISBL de fonctionner de manière rigoureuse, transparente et pérenne.
Organiser la collecte, le classement, la numérisation et la conservation sécurisée des procès-verbaux, correspondances, rapports, délibérations et pièces administratives.
Veiller au respect des statuts de l’AISBL, du règlement intérieur et des obligations légales, ainsi qu’à la mise à jour des documents fondateurs lorsque nécessaire.
Assurer la liaison entre le Conseil d’administration, l’Assemblée générale et les commissions thématiques afin de faciliter la circulation des informations.
Formaliser les convocations, quorums, modalités de vote, validations de documents, circuits d’approbation et règles de fonctionnement interne.
Organiser les courriers officiels, les échanges avec les institutions, le suivi des envois et le respect des usages rédactionnels et protocolaires.
Coordonner les calendriers, échéances réglementaires, réunions et projets, puis produire des bilans périodiques pour les organes de décision.
Préserver l’historique des décisions, échanges, résolutions et évolutions statutaires, puis transmettre les connaissances institutionnelles aux nouveaux membres.
Chaque pilier de la Commission Administrative a vocation à être piloté par un professionnel de l’organisation : gestionnaires, secrétaires généraux, responsables administratifs, archivistes ou spécialistes de la conformité associative.
Tous les postes de référents sont actuellement à pourvoir. Toute personne disposant d’une expérience en gestion administrative, secrétariat d’association, archivistique ou organisation institutionnelle peut proposer sa candidature.
Candidater en ligne →Présidence de la Commission Administrative
Poste à pourvoirLa Commission Administrative a vocation à être présidée par une personne disposant d’une solide expérience en gestion associative ou institutionnelle, garante de la rigueur organisationnelle et du respect des statuts.
Le ou la future présidente assurera le pilotage général, la cohérence des procédures et la coordination entre les sept piliers. Il ou elle veillera à la traçabilité des actes, à la rigueur documentaire et à la transparence institutionnelle.
Proposer ma candidature →Définir les règles de classement, de nommage et de conservation des documents internes.
Rédiger les procédures types pour les convocations, délibérations, validations et circuits d’approbation.
Établir un calendrier partagé, des points de liaison réguliers et des outils de suivi communs.
Mettre en place un registre des courriers et définir les modèles rédactionnels institutionnels.
Identifier et accompagner les membres afin de constituer une équipe administrative solide et pérenne.
Vous avez une expérience en gestion administrative, secrétariat d’association, archivistique, organisation institutionnelle ou conformité réglementaire ? Vous souhaitez mettre vos compétences au service du bon fonctionnement du CJA-AISBL ?
La Commission Administrative est en cours de constitution. Les candidatures sont ouvertes pour la présidence, les rôles de référent de pilier ou une participation ponctuelle aux futurs travaux d’organisation.